KI-Automatisierung für KMU: weniger Handarbeit, schnellere Abläufe, sauberere Prozesse
Viele KI-Angebote klingen so, als müsste direkt das ganze Unternehmen umgebaut werden. Muss es nicht. Ich starte dort, wo jeden Tag Zeit liegen bleibt: im Postfach, in Angeboten, in Tabellen, in wiederkehrenden Kundenfragen, in Belegen, in CRM-Daten oder in internen Abstimmungen. Daraus baue ich Automatisierungen, die nicht beeindrucken sollen, sondern funktionieren.
In 30 Minuten schauen wir, welche Abläufe sich bei dir wirklich automatisieren lassen – und was sich davon wirtschaftlich lohnt.
Typische Stellen, an denen KI-Automatisierung sofort Sinn macht
- Mails werden manuell gelesen, sortiert und weitergeleitet.
- Angebote entstehen jedes Mal aus ähnlichen Informationen.
- Kundendaten werden von einem System ins andere kopiert.
- Leads bleiben liegen, weil niemand sofort reagiert.
- Supportfragen wiederholen sich ständig.
- Wissen liegt in PDFs, alten Mails, Notion, Drive oder auf der Website verteilt.
- Belege, Anfragen oder Bestellungen müssen immer gleich geprüft werden.
Der Punkt ist nicht: „Wir brauchen KI." Der Punkt ist: Welche Arbeit frisst regelmäßig Zeit, obwohl sie nach klaren Regeln läuft?
Was ich konkret baue
Die folgenden Anwendungsfälle decken den Großteil dessen ab, was KI-Automatisierung für Unternehmen im Alltag leistet. Kein Hype-Projekt, sondern Workflow-Automatisierung, die konkrete Handarbeit ersetzt.
E-Mail-Automatisierung
Viele Betriebe verlieren jeden Tag Zeit im Postfach: Anfragen müssen erkannt, weitergeleitet, beantwortet oder in ein anderes System übertragen werden. Ich baue Workflows, die eingehende Mails automatisch vorsortieren, wichtige Informationen herausziehen und den nächsten Schritt vorbereiten.
Das kann eine interne Aufgabe sein, ein Angebotsentwurf, eine CRM-Aktualisierung oder eine vorbereitete Antwort, die du nur noch prüfen musst. So bleibt die Kontrolle bei dir, aber die stumpfe Vorarbeit fällt weg.
Angebots-Automatisierung
Angebote entstehen oft jedes Mal aus denselben Bausteinen: Kundendaten, Leistungen, Preise, Textblöcke. Trotzdem wird jedes Angebot manuell zusammengesucht und zusammengebaut.
Aus Formularen, E-Mails oder CRM-Daten baue ich automatisch Angebotsentwürfe, interne Aufgaben oder Dokumente vor. Dein Team startet nicht mehr bei null, sondern prüft und schickt raus – schneller und einheitlicher.
Dokumentenverarbeitung mit KI
PDFs, Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare landen bei vielen Betrieben immer noch im Postfach und werden von Hand geprüft und abgetippt. Das ist fehleranfällig und bindet Leute.
Ich baue Abläufe, die Dokumente auslesen, die relevanten Daten strukturieren und an die richtigen Systeme übergeben – mit klaren Regeln für den Fall, dass etwas nicht eindeutig ist und ein Mensch draufschauen sollte.
Wissens-Chatbot (RAG)
Ein Chatbot, der nicht frei halluziniert, sondern ausschließlich auf euren eigenen Daten arbeitet: FAQs, Produktinfos, interne Dokus, Preislisten oder Prozesswissen. Technisch ein RAG-System, das Antworten aus euren Inhalten belegt.
So bekommen Kunden oder Mitarbeitende schnelle, verlässliche Antworten – ohne dass immer dieselbe Person dieselben Fragen beantwortet.
Lead- & CRM-Automatisierung
Neue Anfragen bleiben oft liegen, weil niemand sofort reagiert. Dabei entscheidet gerade bei Leads die Geschwindigkeit.
Ich baue Workflows, die neue Anfragen automatisch erfassen, anreichern, bewerten, der richtigen Person zuordnen und die nächste Aktion vorbereiten – damit kein Interessent mehr im Postfach versickert.
Individuelle Workflows & KI-Agenten
Wenn dein Prozess speziell ist, wird nicht krampfhaft eine Standardsoftware drübergestülpt. Dann baue ich den Ablauf sauber nach – oft mit Tools wie n8n, self-hosted und mit klaren Schnittstellen zu deinen bestehenden Systemen.
Wo es sinnvoll ist, übernehmen KI-Agenten mehrstufige Aufgaben eigenständig, immer mit Kontrollpunkten. So lassen sich auch interne Prozesse automatisieren, für die es bisher schlicht keine passende Lösung gab.
Warum nicht einfach irgendein KI-Tool?
Weil Tools allein selten das Problem lösen. Ein ChatGPT-Account macht noch keinen sauberen Prozess. Entscheidend ist, wie Daten reinkommen, geprüft werden, wohin sie weitergegeben werden und was passiert, wenn etwas nicht eindeutig ist.
Ich baue keine KI-Spielerei, sondern belastbare Abläufe zwischen deinen bestehenden Systemen.
KI-Automatisierung ohne blindes Daten-Roulette
Gerade bei KI-Projekten ist die wichtigste Frage oft nicht „Was ist technisch möglich?", sondern „Welche Daten werden verarbeitet – und wo landen sie?". Diese Frage klären wir vor dem Start, nicht danach.
Wir gehen sauber durch, welche Informationen durch den Workflow laufen, welche Dienste eingesetzt werden dürfen und ob ein self-hosted Setup sinnvoll ist. Wo möglich, arbeite ich mit klaren Datenflüssen, EU-basierten Diensten und Lösungen, die nicht unnötig sensible Informationen nach außen geben. Das Ziel ist eine DSGVO-konforme KI-Automatisierung, bei der du jederzeit weißt, was mit deinen Daten passiert.
Vor dem Projektstart geklärt
Welche Daten verarbeitet werden · welche Dienste erlaubt sind · ob self-hosted oder EU-Cloud · wie mit unklaren Fällen umgegangen wird · wer im Zweifel draufschaut.
Einstieg & Pakete
Automations-Analyse
Kostenlos
- Kostenloses Erstgespräch
- Grobe Einschätzung deiner Prozesse
- Erste konkrete Ideen
Pilot-Workflow
ab 2.900 €
- Ein klar abgegrenzter Workflow
- Sauber umgesetzt und getestet
- Dokumentiert und übergeben
Automations-Betreuung
ab 290 € / Monat
- Monitoring & Fehlerbehebung
- Kleine Anpassungen & Updates
- Report und Weiterentwicklung
Ein erster Pilot startet ab 2.900 €. Der genaue Rahmen hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden, wie kritisch der Prozess ist und wie viel laufende Betreuung sinnvoll ist.
Alle Preise netto zzgl. USt.
Förderung? Ehrlich geprüft, nicht versprochen
Je nach Unternehmen und Projekt kann eine Förderung infrage kommen, zum Beispiel über Programme für Digitalisierung oder Beratung. Das muss vor Projektstart geprüft werden, weil Voraussetzungen, Fristen und Förderfähigkeit stark vom konkreten Vorhaben abhängen. Ich sage dir ehrlich, ob sich der Blick darauf lohnt.
So gehen wir vor
Erstgespräch
Wo nervt Arbeit im Alltag? Wir schauen auf konkrete Abläufe, nicht auf Buzzwords.
Eingrenzen
Welcher Prozess bringt schnell Nutzen und lässt sich sauber automatisieren?
Pilot bauen
Ein klar abgegrenzter Workflow – umgesetzt, getestet, dokumentiert.
In Betrieb nehmen
Sauber in deine Systeme einbinden, mit Monitoring absichern.
Betreuen & ausbauen
Fehler früh erkennen, anpassen, wenn sich Systeme ändern, weiterentwickeln.
Automatisierung hängt selten allein in der Luft
Die meisten Abläufe, die sich lohnen zu automatisieren, hängen an einer Website oder einem Shop – Bestellungen, Formularanfragen, Produktdaten, Rechnungen. Deshalb kommt beides bei mir aus einer Hand:
- Shopify-Betreuung – Shop-Pflege plus Anbindung an Buchhaltung und Warenwirtschaft: DATEV, lexoffice, sevdesk.
- WordPress-Wartung – damit die Seite, an der die Automatisierung hängt, nicht nach dem nächsten Update stillsteht.
- Referenzen – für wen ich seit 2020 arbeite.
- Über mich – wer das umsetzt und warum du mit derselben Person sprichst, die es baut.
Aus dem Raum Köln/Bonn
Ich sitze in Lohmar, zwischen Köln, Bonn und Siegburg. Gerade beim ersten Gespräch über Abläufe ist ein Termin vor Ort oft schneller als drei Videocalls – notwendig ist er nicht, der Großteil der Arbeit läuft ortsunabhängig.
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung
Lass uns herausfinden, welche Arbeit du ab morgen nicht mehr von Hand machen musst.
Kostenlos und unverbindlich. Wir schauen auf konkrete Abläufe – und ich sage dir auch, wenn sich Automatisierung bei dir nicht lohnt.